Wer ein Unternehmen gründet, egal ob damit im Internet sein Geld zu verdienen oder auf einem anderen Weg, muss gewisse Dinge beachten. Es kommt dabei nicht darauf an, wie groß ein Unternehmen oder ein Gewerbe ist, wie viele Mitarbeiter man beschäftigt oder wie viele Kunden man zu verzeichnen hat, aber jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, bestimmte Schriftstücke über einen festgelegten Zeitraum geordnet aufzubewahren.
Wer sich selber nicht zutraut, den Überblick über seine ganzen Akten zu behalten, kann sich auf diesem Gebiet professionelle Hilfe für die Archivierung suchen, zum Beispiel bei Iron Mountain.
Dieser Service ist mit einer hohen Sicherheit verbunden und schließt aus, dass Dokumente verloren gehen.

Iron Mountain

Gezieltes Aktenmanagement, ob professionell oder hausgemacht, kann auf Dauer Kosten optimieren und Prozesse vereinfachen. Wer sich von einem Unternehmen wie Iron Mountain bei der Archivierung seiner Dokumente helfen lässt, kann allerdings vor allem eines sparen: Zeit.
Denn so kann man sich selbst viel besser auf den eigenen Arbeitsprozess und das Geschäft konzentrieren und muss sich nicht in seiner Arbeitszeit auch noch mit Datenarchivierung beschäftigen.
Dies lohnt sich natürlich vor allem für größere Unternehmen, die eine Menge an Dokumenten und Daten zu archivieren haben. Bei einem kleinen Gewerbe mit nur einer oder wenigen Personen ist es sicherlich auch kein Problem, die Archivierung selbst in die Hand zu nehmen.

Für alle gilt allerdings die eine feste Regel: Selbst Geschäftsvorgänge, die bereits abgeschlossen sind, sollten niemals einfach entsorgt werden. Wer weiß, ob diese nicht in Zukunft und vor Ablaufen der Verjährungsfrist noch einmal von Bedeutung sein könnten. Handelsbriefe, Widergaben und Geschäftspapiere sind aus diesem Grund laut Gesetz in Deutschland mindestens sechs Jahre aufzubewahren. Bei Handelsbüchern, Inventaren, Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Einzelabschlüssen und Buchungsbelegen handelt es sich bei der Aufbewahrungsfrist sogar um zehn Jahre.
Ein weiterer Punkt: Rechnungen. Sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen sollte man mindestens zehn Jahre im Archiv aufbewahren, wenn man keine Probleme bekommen möchte. Der Beginn der Aufbewahrungsfrist wird übrigens mit dem Ende des Kalenderjahres festgelegt, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde. Auch der Ablauf der Frist liegt dann nach der entsprechenden Jahresanzahl am Ende des Kalenderjahres.